PTS er en software robot, der kan foretage mange forskellige automatiske behandlinger af indscannede pdf dokumenter: Tekstgenkendelse, stregkodelæsning, stempling, anonymisering, dokumentflytning m.v.
Eksempler på, hvad I kan med PTS:
Find CPR numre og gem dem i hver sin mappe.
PTS kan finde CPR numre, indregistrerings-numre og andet, der har et standardiseret format og bruge det fundne som filnavn eller til oprettelse af en mappe. Og hvis du skal finde bynavne, firmanavne eller lignende, så kan PTS automatisk gøre det ud fra en liste over de interessante ord.
Find hvad som helst ud fra position
Alle dokumenter kan deles op i zoner, så der kun søges indenfor udvalgte dele af et dokument. Det kan være ”der hvor fakturanummeret står” eller et blanketnummer eller . . .
Fjern fortrolig information
De samme zoner kan bruges til at erstatte informationen i området med en sort klat. Så hvis du har dokumenter, du gerne vil arkivere, men uden et crpnummer eller lignende, så bare scan – det fjernes automatisk.
Opsplitning af indscannede dokumenter (bundtvis indscanning)
Har du mange blanketter eller lignende på en eller to sider, men vil gerne fylde scanneren op med et bundt? Ikke noget problem – PTS kan dele blanketterne op i 1- eller 2-sides dokumenter, som du ønsker. Enkeltsidede eller dobbeltsidede, som du nu har brug for. Eller adskilt af en blank side.
Genkendelse af forskellige blanketter
Har du forskellige blankettyper og ikke lyst til at sortere dem hver for sig. Så får du bare PTS til at gøre det.
De lidt specielle ting
PTS kan lede efter et ord i et bestemt område og hvis ordet findes kan det, der står efter ordet bruges til at navngive fil eller mappe. Fx led efter ”Faktura:” og navngiv filen med fakturanummeret.
Kombinationer?
Stort set alle ovennævnte genkendelsesmetoder kan kombineres. Og de kan foretages i en arbejdsgang eller rekursivt: Alt der sorteres i mappen fakturaer udsættes for én type behandling og alt, der sorteres i en anden mappe for en anden type. O.s.v. i flere mapper under hinanden.
Det med småt
Eller rettere: Det med ringe genkendelighed. PTS bruger optisk karaktergenkendelse (OCR) og det går som regel rigtigt fint. Men gul tekst på hvid baggrund og sort på rød, håndskrift og lignende virker ikke så godt. PTS har dog en specialfunktion, der kan genkende ganske mange håndskrevne tal, når blot PTS får at vide, at det skal opfattes som et tal.
Automatisk distribution
Hvis PTS kombineres med et system til arkivering af filer i en cloudløsning, Dropbox, OneDrive, NextCloud eller lignende, kan I benytte cloudsystemet til at tildele adgang til specifikke mapper til forskellige samarbejdspartnere og lade PTS sørge for at de rigtige dokumenter kommer i de relevante mapper.
Noget PTS ikke kan?
Det ved vi ikke. Vi plejer at sige, at der er det, vi kan nu, og så det vi ikke kan endnu.
